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J’en ai rêvé, Google l’a fait !

Cela faisait des mois que je cherchais une solution pour partager un calendrier avec mon associé. Jusqu’à maintenant, je pouvais le faire sur iCal et sur Google Calendar, mais impossible d’afficher ce maudit calendrier sur mon iPhone !

C’est désormais possible grâce à Google Sync beta for Mobile.

Comme c’est assez technique, je me suis dit qu’écrire un petit article là-dessus pourrait servir à d’autres, j’ai essayé d’être le plus clair possible (peut-être trop pour certains). Si jamais vous ne comprenez pas quelque chose, laissez un commentaire en bas de cet article.

Voici la démarche à suivre :
Etape 1 – Configuration de Google Calendar

Premièrement nous allons créer un ou plusieurs calendrier à l’aide de Google Calendar, que nous partagerons à une ou plusieurs personnes en lecture et/ou écriture.

1. Si vous n’avez pas encore de compte Google (Gmail ou autres), commencez par en créer un.
2. Rendez vous ensuite sur Google Calendar.
   

   Google Calendar

3. Sur la gauche dans l’onglet Mes agendas, vous pouvez créer un nouveau calendrier ou paramétrer le partage des calendriers existants. Pour ma part j’ai 3 calendriers : Romain Bohdanowicz (le calendrier par défaut, il porte votre nom et ne peut pas être supprimé), BaseClip General (le calendrier que je souhaite partager avec mon associé en lecture et écriture), Romain Extras (que je souhaite partager en lecture uniquement, ça me permet de prévenir quand je ne suis pas au bureau pour raisons persos).
   

   Google Calendar - Mes agendas

4. Si comme moi vous souhaitez partager un agenda avec quelqu’un, il suffit de cliquer sur Paramètres puis Partager cet agenda pour chaque calendrier que vous souhaitez partager.
   Dans la partie Partager avec des personnes en particulier vous pouvez envoyer des invitations à d’autres comptes Google (de préférence @gmail.com ou @googlemail.com, mais cela fonctionne avec n’importe quel mail tant que la personne se connecte avec son compte Google par la suite).
   Vous avez ensuite le choix entre 4 types d’autorisations :
   • Apporter des modifications ET gérer le partage (l’invité devient propriétaire de l’agenda au même titre que vous, le calendrier apparaît dans sa rubrique Mes agendas, il peut à son tour inviter d’autres collaborateurs, il peut lire et modifier les événements du calendrier)
   • Apporter des modifications aux événements (l’invité peut lire et modifier les événements du calendrier, mais il n’est pas propriétaire du calendrier, il apparaît donc dans sa rubrique Autres agendas)
   • Afficher le détail des événements (idem ci-dessus, mais l’invité ne peut que consulter le calendrier, pas d’ajout ou de modification d’événements donc)
   • Afficher uniquement les infos de disponibilité (masquer les détails) (l’invité voit vos événements mais ne connait pas l’objet de ceux-ci)

   J’ai partagé mon calendrier BaseClip General avec mon associé avec l’option Apporter des modifications ET gérer le partage, et le calendrier Romain Extras avec l’option Afficher le détail des événements.

Etape 2 – Configuration de iCal

Dans cette étape nous allons configurer iCal sur Mac OS X afin de pouvoir l’utiliser pour ajouter, modifier ou supprimer des événements dans nos calendrier.

1. La configuration d’iCal est depuis quelques mois grandement simplifiée par un petit outil développé par les ingénieurs de Google : Calaboration. Commençons donc par le télécharger.
2. Glissez-déposez l’application Calaboration.app dans votre dossier Application et lancez-là.
3. Commencez par vous connecter avec votre adresse et votre mot de passe Google.
4. Puis allez dans le menu Calaboration -> Preferences et cochez la case Enable Read-Only Calendars, sinon vous ne pourrez pas ajouter les calendriers en lecture seule.
   

   Calaboration Preferences

5. Ensuite vous n’avez qu’à sélectionner les calendriers que vous voulez voir apparaitre dans iCal et cliquer sur Add to iCal.
   

   Calaboration

6. Vous pouvez maintenant lancer iCal. Le logiciel est parfaitement synchronisé avec Google Calendar, vous pouvez ajouter ou modifier un événement sur l’un ou sur l’autre pour tester.
   

   iCal

Etape 3 – Configuration de l’iPhone

Attention si vous utilisez le calendrier de l’iPhone en le synchronisant avec iTunes. Cette configuration va supprimer tous vos calendriers, pensez donc à faire une sauvegarde. Si comme moi vous utilisez déjà le calendrier en Push avec MobileMe, pas besoin de sauvegarder (mais on devrait toujours faire des sauvegardes n’est-ce pas ?).

1. Depuis l’iPhone, allez dans Réglages -> Mail, Contacts, Calendrier -> Ajouter un compte… -> Microsoft Exchange.
   

   Ajouter un compte Microsoft Exchange

2. Entrez votre adresse Google dans Adresse, puis encore une fois dans Nom d’utilisateur et inscrivez votre mot de passe. (le champs Domaine reste vide)
3. Cliquez ensuite sur Suivant, puis Accepter. Un champs Serveur apparaît, inscrivez-y : m.google.com puis cliquez sur Suivant.
4. Vous pouvez ensuite décocher la case Courrier, puisque la fonction Push Mail n’est pas encore supporté par Google. Contacts fonctionne mais je l’ai désactivé car je n’ai jamais vraiment synchronisé mes contacts entre Gmail et le Carnet d’adresses de Mac OS X (une prochaine fois peut-être ;)).
5. Si vous n’avez qu’un seul calendrier sur Google Calendar, vous avez terminé, sinon depuis l’iPhone, rendez-vous sur http://m.google.com
   

   m.google.com

6. Un certain nombre d’icones d’applications Google apparaît, si l’application Sync n’y est pas, allez en bas de page et cliquez sur Changer de langue, puis English.
7. Cliquez sur iPhone pour pouvoir cocher jusqu’à 5 calendrier, puis Save !
   

   Google Sync

8. Et voilà, c’est fini, vous pouvez également profiter de vos calendrier à 100% depuis l’iPhone !!!
   

   Mes calendriers sont enfin synchronisés sur mon iPhone

Et voilà, vous pouvez ajouter des événements sur Google Calendar, iCal ou votre iPhone ils se synchroniseront tout seul comme par magie ! (Bon ok c’est pas vraiment de la magie, c’est de la technologie…). De façon similaire, vous pouvez également configurer d’autres logiciels de calendrier (notamment Mozilla Sunbird) à conditions qu’ils soient compatibles avec le protocole CalDAV.